秘书和行政助理,法律,医疗和行政职业除外

职位描述:履行日常行政职能,如起草信件,安排约会,组织和维护纸张和电子文件,或为来电者提供信息。


除了法律、医疗和行政助理,秘书和行政助理是适合你的职业道路吗?
拿走mymajors测验,了解它是否适​​合您的顶级推荐的专业!

秘书和行政助理,法律,医疗和行政职业除外

秘书和行政助理(法律、医疗和行政主管除外)的职责:

  • 操作办公设备,如传真机、复印机或电话系统,并在设备出现故障时安排维修。
  • 使用计算机进行各种应用程序,例如数据库管理或文字处理。
  • 复印信件或其他印刷品。
  • 建立和管理纸张或电子归档系统,记录信息,更新文书,或维护文件,如考勤记录,通信或其他材料。
  • 利用互联网等资源进行搜索以找到所需的信息。
  • 根据公司程序填写填写表格。
  • 创建,维护和输入数据库。
  • 接听电话并向呼叫者提供信息,拍摄消息或将呼叫传输到适当的人员。
  • 迎接访客或呼叫者,并根据其需求处理他们的查询或将它们指向适当的人。
  • 在开发和实施新的办公技术时,学会操作。
  • 撰写,键入和分发会议说明,例行对应或报告,例如演示文稿或费用,统计或每月报告。
  • 找到并附上适当的文件到需要回复的来信。
  • 打开、阅读、发送和分发收到的邮件或其他材料,并回复日常信件。
  • 维护日程安排和活动日程表。
  • 操作电子邮件系统,协调内部或与其他组织的信息流动。
  • 订购和分发用品。
  • 准备会议或活动材料,例如传单或邀请。
  • 检查其他人所做的工作,检查拼写和语法是否正确,确保遵循公司格式政策,并提出修改建议。
  • 用计算机使用培训和协助工作人员。
  • 为客户、客户或主管安排和确认约会。
  • 协调会议,会议或特别活动,如午餐或毕业仪式。
  • 管理项目或为委员会或团队工作做出贡献。
  • 为客户提供服务,如订单或帐户信息。
  • 建立工作程序或时间表,并跟踪文书人员的日常工作。
  • 邮件通讯,促销材料或其他信息。
  • 收集和存入资金到账户,从现金账户中支出资金以支付账单或发票,记录收款和支出,并确保账户平衡。
  • 管理其他办公人员,并为新员工提供培训和入职培训。
  • 安排办公室人员的会议,会议或旅行预订。
  • 准备并邮寄支票。
  • 执行工资表功能,如维护工时信息,处理和提交工资表。
  • 开发或维护公司内部或外部网站。
  • 在速记或机器上拍手并转录信息。

什么工作活动最重要?

重要性 活动

与计算机交互-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)编写程序、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来安排工作的优先级、组织和完成工作。

建立和维护人际关系——与他人发展建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

记录/记录信息-以书面或电子/磁性形式输入、抄录、记录、存储或维护信息。

评估信息以确定遵守标准 - 使用相关信息和个人判断来确定事件或流程是否遵守法律,法规或标准。

与组织以外的人员 - 与组织以外的人沟通,代表本组织,向客户,公众,政府和其他外部来源。此信息可以以人为本,以书面形式或通过电话或电子邮件交换。

处理信息 - 编译,编码,分类,计算,制表,审核或验证信息或数据。

识别物体、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案并解决问题。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

为他人提供帮助和关怀 - 为同事,客户或患者等别人提供个人援助,医疗注意力,情感支持或其他个人护理。

更新和使用相关知识 - 在技术上保持最新,并将新知识应用于您的工作。

安排工作和活动 - 安排活动,计划和活动以及其他人的工作。

创造性地思考 - 开发,设计或创造新的应用,想法,关系,系统或产品,包括艺术贡献。

解决冲突和与他人的谈判 - 处理投诉,解决争端以及解决怨气和冲突,或与他人的其他方式谈判。

直接与公众直接工作 - 为人们表现或直接与公众交易。这包括为餐馆和商店提供服务,并接受客户或客人。

分析数据或信息-通过将信息或数据分解成独立的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

判断事物、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

协调其他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

培训和教学别人 - 确定他人的教育需求,制定正式的教育或培训计划或课程,以及教学或指导他人。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计尺寸、距离和数量;或决定执行一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

秘书和行政助理的荷兰码图表,除合法,医疗和行政外