接待员和信息职员职业生涯

职位描述:回答咨询并向一般公众,客户,访客和其他有关各方提供有关在组织内部部门,办事处和员工的设立和地点的活动的活动。


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接待员和信息职员职业生涯

什么接收者和信息职员做:

  • 操作电话交换机以应答,屏幕或转发呼叫,提供信息,获取消息或调度约会。
  • 听取并解决客户或公众的投诉。
  • 收集,排序,分发或准备邮件,消息或快递交付。
  • 迎接进入建立的人,确定访问的自然和目的,并直接或护送他们到特定目的地。
  • 提供有关建立的信息,例如部门或办事处的位置,组织内的员工或提供的服务。
  • 文件和维护记录。
  • 分析数据以确定客户或公众成员的问题的答案。
  • 执行管理支持任务,例如校对,转录手写信息或操作计算器或计算机,以便使用薪酬记录,发票,资产负债表或其他文档。
  • 使用计算机,邮件或传真机将信息或文档传输给客户。
  • 安排约会和维护和更新预约日历。
  • 收到付款和记录服务收据。
  • 执行职责,例如照顾植物或矫直杂志以维护大厅或接待区。
  • 过程和准备备忘录,通信,旅行券或其他文件。
  • 保留当前的工作人员的下落和可用性。
  • 为商品或材料订购,并将其发送给填补的适当部门。
  • 计划特殊计划的空间或设备,并准备参与者列表。
  • 注册个人参加计划并通知他们的接受。
  • 计算和引用旅游,股票,保险政策或其他产品或服务的税率。
  • 进行游览或提供描述公共设施特征的谈判,例如历史悠久的网站或国家公园。

什么工作活动最重要?

重要性 活动

与计算机进行交互 - 使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)进行编程,写软件,设置功能,输入数据或进程信息。

执行管理活动 - 执行日常管理任务,例如维护信息文件和处理文书工作。

直接与公众直接工作 - 为人们表现或直接与公众交易。这包括为餐馆和商店提供服务,并接受客户或客人。

获取信息 - 观察,接收和以其他相关来源获取信息。

与监事,同行或下属沟通 - 通过电话,书面形式,电子邮件或亲自提供监督员,同事和下属的信息。

建立与维持人际关系 - 与他人制定建设性和合作工作关系,并随着时间的推移维护它们。

记录/记录信息 - 以书面或电子/磁性形式输入,转录,记录,存储或维护信息。

处理信息 - 编译,编码,分类,计算,制表,审核或验证信息或数据。

与组织以外的人员 - 与组织以外的人沟通,代表本组织,向客户,公众,政府和其他外部来源。此信息可以以人为本,以书面形式或通过电话或电子邮件交换。

为他人提供帮助和关怀 - 为同事,客户或患者等别人提供个人援助,医疗注意力,情感支持或其他个人护理。

更新和使用相关知识 - 在技术上保持最新,并将新知识应用于您的工作。

识别对象,操作和事件 - 通过对差异,估计,识别差异或相似性进行分类,检测环境或事件的变化来识别信息。

组织,规划和优先考虑工作 - 制定具体目标和计划优先考虑,组织和完成工作。

监控流程,材料或环境 - 监控和审查材料,事件或环境的信息,以检测或评估问题。

做出决策和解决问题 - 分析信息和评估结果选择最佳解决方案并解决问题。

评估信息以确定遵守标准 - 使用相关信息和个人判断来确定事件或流程是否遵守法律,法规或标准。

解释其他人的信息的含义 - 翻译或解释什么信息意味着如何使用它。

判断事物,服务或人的品质 - 评估事物或人的价值,重要性或质量。

发展和建设团队 - 鼓励和建立团队成员之间的互信,尊重和合作。

培训和教学别人 - 确定他人的教育需求,制定正式的教育或培训计划或课程,以及教学或指导他人。

安排工作和活动 - 安排活动,计划和活动以及其他人的工作。

处理和移动物体 - 使用手和手臂处理,安装,定位和移动材料,以及操纵事物。

创造性地思考 - 开发,设计或创造新的应用,想法,关系,系统或产品,包括艺术贡献。

教练和发展他人 - 确定他人的发展需求和教练,指导或以其他方式帮助他人提高他们的知识或技能。

解决冲突和与他人的谈判 - 处理投诉,解决争端以及解决怨气和冲突,或与他人的其他方式谈判。

协调其他人的工作和活动 - 让一组成员共同努力完成任务。

接待员和信息秘书的荷兰码图