办公室文员,一般职业

职位描述:在任何特定的办公室文员职业中执行各种不同的职责,需要了解办公室系统和程序。文员的职责可能是根据各个机构的办公室程序分配的,可能包括接电话、记账、打字或文字处理、办公室机器操作和归档。


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办公室文员,一般职业

办公室文员、将军做什么:

  • 操作办公设备,如复印机、扫描仪、传真机、语音邮件系统和个人电脑。
  • 与客户、员工和其他个人沟通,回答问题,传播或解释信息,接受订单,处理投诉。
  • 接电话,打电话,留言。
  • 审查文件、记录和其他文件,以获取响应请求所需的信息。
  • 打开,分类,发送收到的邮件,回复信件,准备寄出的邮件。
  • 传递信息和跑腿。
  • 使用电脑或打字机,从笔记或口述机器上打字、排版、校对和编辑信件和其他文件。
  • 计算、记录和校对数据和其他信息,如记录或报告。
  • 维护和更新文件,库存,邮寄,和数据库系统,手工或使用计算机。
  • 编制、复制、整理和归档办公室活动、商业交易和其他活动的记录。
  • 库存和订购材料、用品和服务。
  • 完成工作计划,管理日历,安排约会。
  • 排除涉及办公设备的故障,如电脑硬件和软件。
  • 清点、称量、测量或组织材料。
  • 培训其他员工进行工作活动,例如使用计算机应用程序。
  • 完成并邮寄账单、合同、保险单、发票或支票。
  • 收集,清点和支付资金,做基本的簿记,完成银行业务。
  • 处理和准备文件,如商业或政府表格和费用报告。
  • 准备会议议程,参加会议,并记录和誊写会议记录。
  • 监督和指导下级职员的工作。
  • 安排办公室人员的旅行。

什么工作活动是最重要的?

重要性 活动

与计算机交互-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)编写程序、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

记录/记录信息-以书面或电子/磁性形式输入、抄录、记录、存储或维护信息。

信息处理-编制、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

建立和维护人际关系——与他人发展建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

与组织外部人员沟通——与组织外部人员沟通,向客户、公众、政府和其他外部来源代表组织。这些信息可以通过面对面、书面、电话或电子邮件交换。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来安排工作的优先级、组织和完成工作。

识别物体、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

评估信息以确定是否符合标准-使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

更新和运用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到工作中。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案并解决问题。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

为公众表演或直接与公众合作—为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

分析数据或信息-通过将信息或数据分解成独立的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

帮助和照顾他人——为同事、客户或病人等提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人护理。

判断事物、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

培训和教授他人——识别他人的教育需求,开发正式的教育或培训项目或课程,并教授或指导他人。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决纠纷,解决不满和冲突,或与他人谈判。

检查设备、结构或材料-检查设备、结构或材料,以确定错误或其他问题或缺陷的原因。

协调其他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计尺寸、距离和数量;或决定执行一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

办公室文员荷兰代码表,将军