办公室和行政支持工作人员的一线监督员

职位描述:直接监督和协调文书和行政支持工人的活动。


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办公室和行政支持工作人员的一线监督员

办公室一线主管和行政支持人员的工作:

  • 培训或指导员工的工作职责或公司政策或安排提供的培训。
  • 讨论员工的工作表现问题,以确定原因和问题,并致力于解决问题。
  • 提出关于人员配置决定或程序变更的问题的管理建议。
  • 与管理层一起执行公司或部门的政策、程序和服务标准。
  • 评估员工的工作表现和对规章制度的遵从性,并建议适当的人员行动。
  • 研究,编译和准备管理或政府机构所需的报告,手册,通信或其他信息。
  • 咨询经理或其他人员以解决设备性能,输出质量或工作时间表等领域的问题。
  • 参与下属的工作,以促进生产力或克服工作的困难方面。
  • 开发或更新程序,政策或标准。
  • 解释和沟通工作程序和公司政策给员工。
  • 监督办公室、行政或客户服务人员的工作,以确保遵守质量标准、截止日期和适当的程序,纠正错误或问题。
  • 指导员工处理困难或复杂的问题,或解决升级的投诉或纠纷。
  • 解决客户投诉或回答客户有关政策和程序的问题。
  • 计算诸如余额、总数或佣金等数字。
  • 准备和发出办公室或行政人员的工作时间表,截止日期和责任分配。
  • 与其他主管人员或其他工作单位或部门协调工作。
  • 招聘、面试和选择员工。
  • 检查与生产、工资单或运输相关的记录或报告,以核实细节,监控工作活动,或评估绩效。
  • 维护与库存,人员,订单,供应或机器维护有关的记录。
  • 安排必要的维修工作。
  • 根据预算和工作负载开发工作时间表。
  • 设计,实施或评估员工培训和开发计划,客户服务举措或绩效测量标准。
  • 根据需要监控库存水平和申请或购买耗材。
  • 分析机构或部门的金融活动,并提供预算规划和准备过程的投入。
  • 随时了解劳资协议的条款及其对部门运作的影响。
  • 计划或协调办公室服务,如设备或供应品的获取或组织,资产的处理,搬迁,停车,维护,或安全服务。
  • 协调或执行与运输、接收、分配或运输相关的活动。
  • 规划仓库、仓库或其他存储区域的布局,考虑周转率、尺寸、重量或与存储物品有关的相关因素。
  • 与工会代表讨论工作问题或申诉。

什么工作活动是最重要的?

重要性 活动

与计算机进行交互 - 使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)进行编程,写软件,设置功能,输入数据或进程信息。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案并解决问题。

信息处理-编制、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

与监事,同行或下属沟通 - 通过电话,书面形式,电子邮件或亲自提供监督员,同事和下属的信息。

分析数据或信息 - 通过将信息或数据分解为单独的部分来识别信息的基本原则或事务。

记录/记录信息 - 以书面或电子/磁性形式输入,转录,记录,存储或维护信息。

指导和发展他人——识别他人的发展需求,指导、指导或帮助他人提高知识或技能。

评估信息以确定遵守标准 - 使用相关信息和个人判断来确定事件或流程是否遵守法律,法规或标准。

识别对象,操作和事件 - 通过对差异,估计,识别差异或相似性进行分类,检测环境或事件的变化来识别信息。

解决冲突和与他人的谈判 - 处理投诉,解决争端以及解决怨气和冲突,或与他人的其他方式谈判。

人员配置组织单位——在组织中招聘、面试、选择、雇佣和提升员工。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

指导,指导和激励下属 - 为下属提供指导和方向,包括设定绩效标准和监测性能。

组织,规划和优先考虑工作 - 制定具体目标和计划优先考虑,组织和完成工作。

建立与维持人际关系 - 与他人制定建设性和合作工作关系,并随着时间的推移维护它们。

监控和控制资源-监控和控制资源,监督资金的支出。

判断事物、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

更新和运用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到工作中。

培训和教授他人——识别他人的教育需求,开发正式的教育或培训项目或课程,并教授或指导他人。

协调其他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

与组织以外的人员 - 与组织以外的人沟通,代表本组织,向客户,公众,政府和其他外部来源。此信息可以以人为本,以书面形式或通过电话或电子邮件交换。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

制定目标和战略——建立长期目标,并详细说明实现这些目标的战略和行动。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

向他人提供咨询和建议 - 为管理或其他与工艺相关主题提供指导和专家建议或其他群体。

解释其他人的信息的含义 - 翻译或解释什么信息意味着如何使用它。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

帮助和照顾他人——为同事、客户或病人等提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人护理。

直接与公众直接工作 - 为人们表现或直接与公众交易。这包括为餐馆和商店提供服务,并接受客户或客人。

检查设备、结构或材料-检查设备、结构或材料,以确定错误或其他问题或缺陷的原因。

估计产品,事件或信息的可量化特性 - 估算尺寸,距离和数量;或确定执行工作活动所需的时间,成本,资源或材料。

执行一般体育活动 - 执行需要相当使用手臂和腿的体育活动,并使您的全身移动,如攀爬,提升,平衡,散步和材料处理。

搬运和移动物品-使用手和手臂搬运、安装、定位和移动物品,以及操作物品。

销售或影响他人——说服他人购买商品或改变他们的想法或行为。

办公室和行政支持工作人员的一线主管的荷兰码图