文员的职业

职位描述:将信件、卡片、发票、收据和其他记录按字母或数字顺序归档,或按照所使用的归档系统归档。根据要求定位和移除文件中的材料。


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文员的职业

档案文员的工作:

  • 根据需要添加新的材料到文件记录或创建新的记录。
  • 根据指南排序或分类信息,例如内容,目的,用户标准或时间顺序,按字母顺序或数值顺序。
  • 回答有关记录或文件的问题。
  • 收集从部门或雇员提交的材料。
  • 执行一般的办公室活动,如打字、接电话、操作办公室机器、处理邮件或保管机密材料。
  • 根据请求从文件中查找、检索和复制信息,并将信息传递给授权用户。
  • 根据分类和识别信息,将材料放入存储容器,如文件柜、盒子、垃圾箱或抽屉中。
  • 根据文件维护指南或法律要求,消除过时或不必要的材料,销毁它们或将它们转移到非活动存储中。
  • 扫描或阅读收到的材料,以确定如何和在哪里分类或归档。
  • 向计算机系统输入数据,如文件编号、新的或更新的信息或文档信息代码,以支持文档和信息检索。
  • 跟踪从文件中删除的材料,以确保借来的文件被返回。
  • 修改或改进归档系统或实施新的归档系统。
  • 使用日志或电脑记录存档或删除的材料,并生成计算机化的报告。
  • 对材料或文件进行定期检查,以确保正确的放置、易读性或适当的条件。
  • 设计与归档系统相关的表格。
  • 分配和记录或盖章识别号码或代码的索引材料存档。
  • 完成一般的财务活动,如处理应付帐款,审核发票,收取现金付款,或开具收据。
  • 检索存储在缩微胶片或缩微胶片中的文件,并将它们放置在观看器中供阅读。
  • 操作机械文件,将需要的记录带到一个特定的位置。

什么工作活动最重要?

重要性 活动

与计算机交互-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)编写程序、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来安排工作的优先级、组织和完成工作。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

建立和维护人际关系——与他人发展建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

处理信息 - 编译,编码,分类,计算,制表,审核或验证信息或数据。

记录/记录信息-以书面或电子/磁性形式输入、抄录、记录、存储或维护信息。

更新和使用相关知识 - 在技术上保持最新,并将新知识应用于您的工作。

识别物体、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案并解决问题。

评估信息以确定遵守标准 - 使用相关信息和个人判断来确定事件或流程是否遵守法律,法规或标准。

搬运和移动物品-使用手和手臂搬运、安装、定位和移动物品,以及操作物品。

分析数据或信息-通过将信息或数据分解成独立的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

为他人提供帮助和关怀 - 为同事,客户或患者等别人提供个人援助,医疗注意力,情感支持或其他个人护理。

与组织外部人员沟通——与组织外部人员沟通,向客户、公众、政府和其他外部来源代表组织。这些信息可以通过面对面、书面、电话或电子邮件交换。

解决冲突和与他人的谈判 - 处理投诉,解决争端以及解决怨气和冲突,或与他人的其他方式谈判。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

判断事物、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

进行一般的体育活动-进行需要大量使用你的胳膊和腿和移动你的整个身体的体育活动,如攀登,举起,平衡,行走,弯腰,和处理材料。

检查设备,结构或材料检查设备,结构或材料,以确定错误或其他问题或缺陷的原因。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计尺寸、距离和数量;或决定执行一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

创造性地思考 - 开发,设计或创造新的应用,想法,关系,系统或产品,包括艺术贡献。

控制机器和流程 - 使用控制机制或直接物理活动来操作机器或过程(不包括计算机或车辆)。

档案员荷兰代码表