行政秘书和行政助理职业

职位描述:提供高水平的行政支持,包括进行研究,准备统计报告,处理信息请求,以及执行日常行政功能,如准备信件,接待访客,安排电话会议和安排会议。也可以培训和监督下级文书人员。


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行政秘书和行政助理职业

行政秘书和行政助理的工作:

  • 接听电话,将电话转接给合适的方或记录留言。
  • 准备发票,报告,备忘录,信件,财务报表和其他文件,使用文字处理,电子表格,数据库,或演示软件。
  • 执行办公室的日常工作,如订购用品,维护记录管理数据库系统,以及执行基本的簿记工作。
  • 准备回复包含日常询问的信件。
  • 打开、分类和分发收到的信件,包括传真和电子邮件。
  • 准备会议议程并作出安排,如协调午宴、委员会、董事会和其他会议的餐饮。
  • 归档和检索公司文档、记录和报告。
  • 阅读和分析收到的备忘录,提交和报告,以确定它们的重要性和计划它们的分发。
  • 问候来访者,并决定是否允许他们接触特定的人。
  • 为其他部门提供文书支持。
  • 管理和维护主管的日程安排。
  • 协调和指导办公室服务,如记录,部门财务,预算准备,人事问题和客房管理,以协助主管。
  • 为主管安排出差。
  • 参加会议并记录会议记录。
  • 进行研究,收集数据,准备文件,供高管、委员会和董事会考虑和提交。
  • 审查操作实践和程序,以确定是否可以在诸如工作流、报告程序或支出等领域进行改进。
  • 汇编、抄写和分发会议记录。
  • 监督和培训其他文员,并通过安排培训或组织培训材料来安排员工培训。
  • 与个人、特殊利益集团和其他代表高管、委员会和董事会的人会面。
  • 为员工解释行政和操作政策和程序。
  • 处理工资单信息。
  • 建立和监督办公室或组织的行政政策和程序。

什么工作活动是最重要的?

重要性 活动

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

建立和维护人际关系——与他人发展建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

组织、计划和确定工作的优先级——制定具体的目标和计划来安排工作的优先级、组织和完成工作。

与组织外部人员沟通——与组织外部人员沟通,向客户、公众、政府和其他外部来源代表组织。这些信息可以通过面对面、书面、电话或电子邮件交换。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

与计算机交互-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)编写程序、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

安排工作和活动——安排事件、程序和活动,以及其他人的工作。

更新和运用相关知识——保持技术上的更新,并将新知识应用到工作中。

信息处理-编制、编码、分类、计算、制表、审计或验证信息或数据。

识别物体、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

记录/记录信息-以书面或电子/磁性形式输入、抄录、记录、存储或维护信息。

创造性思维——开发、设计或创造新的应用程序、想法、关系、系统或产品,包括艺术贡献。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案并解决问题。

帮助和照顾他人——为同事、客户或病人等提供个人帮助、医疗照顾、情感支持或其他个人护理。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

评估信息以确定是否符合标准-使用相关信息和个人判断来确定事件或过程是否符合法律、法规或标准。

协调其他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

解决冲突和与他人谈判-处理投诉,解决纠纷,解决不满和冲突,或与他人谈判。

为公众表演或直接与公众合作—为公众表演或直接与公众打交道。这包括在餐馆和商店为顾客服务,接待客户或客人。

判断事物、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

分析数据或信息-通过将信息或数据分解成独立的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

搬运和移动物品-使用手和手臂搬运、安装、定位和移动物品,以及操作物品。

监控和控制资源-监控和控制资源,监督资金的支出。

指导和发展他人——识别他人的发展需求,指导、指导或帮助他人提高知识或技能。

制定目标和战略——建立长期目标,并详细说明实现这些目标的战略和行动。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计尺寸、距离和数量;或决定执行一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

执行秘书和行政助理荷兰代码表