文件管理专员

职位描述:实现并管理企业范围的文档管理系统和相关过程,允许组织捕获,存储,检索,共享和销毁电子记录和文档。


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文件管理专员

文档管理专家的工作:

  • 协助开发文档或内容分类分类法,以促进信息捕获、搜索和检索。
  • 开发,文档或维护标准,最佳实践或系统使用程序。
  • 使用成像设备和文档成像软件实现扫描或其他自动数据输入程序。
  • 通过回顾当前的文献,与同事交流,参与教育项目,参加会议或研讨会,或参加专业组织或会议,跟上文档管理技术和技术的发展。
  • 编写、评审或执行测试新的或已建立的文档管理系统的计划。
  • 协助新的电子文档管理系统的评估,收购或部署。
  • 进行需求评估,识别部门或最终用户的文件管理需求。
  • 咨询最终用户,了解访问电子内容的问题。
  • 开发或配置文档管理系统特性,例如用户界面、访问配置文件和文档工作流程序。
  • 根据安全级别、功能和元数据等特征,识别和分类文档或其他电子内容。
  • 监控监管活动,以维持遵守记录和文件管理法律。
  • 为文档管理系统的最终用户准备支持文档和培训材料。
  • 提出改进内容管理系统能力的建议。
  • 搜索电子源,例如数据库或存储库或用于信息的手动源。
  • 协助确定文档管理策略,以促进高效,合法和安全访问电子内容。
  • 与其他信息技术专家合作,实施电子文档处理、检索和分发系统。
  • 分析、解释或传播系统性能数据。
  • 操作数据采集技术,将数字化文件导入文件管理系统。
  • 为新的或拟议的内容管理系统编制技术功能和规格文件。
  • 对文件的处理、复制、分发、存储或归档进行安全监督。
  • 管理文档和系统访问权限和修订控件,以确保系统的安全性和主文档的完整性。
  • 准备并记录对官方文件的更改,并确认法律和合规管理人员的变更,包括企业范围的记录管理人员。
  • 从存储库中检索电子资源,以便分发给用户,如果需要,收集和返回到存储库。

什么工作活动最重要?

重要性 活动

与计算机交互-使用计算机和计算机系统(包括硬件和软件)编写程序、编写软件、设置功能、输入数据或处理信息。

获取信息-从所有相关来源观察、接收和获取信息。

记录/记录信息-以书面或电子/磁性形式输入、抄录、记录、存储或维护信息。

与主管、同事或下属沟通——通过电话、书面、电子邮件或亲自向主管、同事和下属提供信息。

评估信息以确定遵守标准 - 使用相关信息和个人判断来确定事件或流程是否遵守法律,法规或标准。

决策和解决问题-分析信息和评估结果,选择最佳解决方案并解决问题。

处理信息 - 编译,编码,分类,计算,制表,审核或验证信息或数据。

建立和维护人际关系——与他人发展建设性的合作工作关系,并长期保持这种关系。

更新和使用相关知识 - 在技术上保持最新,并将新知识应用于您的工作。

向其他人提供咨询和建议-就技术、系统或流程相关主题向管理层或其他小组提供指导和专家建议。

分析数据或信息-通过将信息或数据分解成独立的部分来识别信息的基本原则、原因或事实。

培训和教学别人 - 确定他人的教育需求,制定正式的教育或培训计划或课程,以及教学或指导他人。

组织,规划和优先考虑工作 - 制定具体目标和计划优先考虑,组织和完成工作。

识别物体、动作和事件——通过分类、估计、识别差异或相似,以及检测环境或事件的变化来识别信息。

创造性地思考 - 开发,设计或创造新的应用,想法,关系,系统或产品,包括艺术贡献。

为他人解释信息的含义——翻译或解释信息的含义以及如何使用信息。

监控过程、材料或环境——监控和审查来自材料、事件或环境的信息,以发现或评估问题。

与组织以外的人员 - 与组织以外的人沟通,代表本组织,向客户,公众,政府和其他外部来源。此信息可以以人为本,以书面形式或通过电话或电子邮件交换。

安排工作和活动 - 安排活动,计划和活动以及其他人的工作。

销售或影响其他人 - 让别人购买商品/商品或以其他方式改变他们的思想或行动。

发展目标与策略 - 建立长期目标,并指定实现它们的策略和行动。

解决冲突和与他人的谈判 - 处理投诉,解决争端以及解决怨气和冲突,或与他人的其他方式谈判。

发展和建设团队——鼓励和建立团队成员之间的相互信任、尊重和合作。

协调其他人的工作和活动——让一个小组的成员一起工作来完成任务。

估计产品、事件或信息的可量化特征——估计尺寸、距离和数量;或决定执行一项工作活动所需的时间、成本、资源或材料。

监控和控制资源-监控和控制资源,监督资金的支出。

执行行政活动-执行日常行政任务,如维护信息文件和处理文书工作。

判断事物、服务或人的质量——评估事物或人的价值、重要性或质量。

指导,指导和激励下属 - 为下属提供指导和方向,包括设定绩效标准和监测性能。

教练和发展他人 - 确定他人的发展需求和教练,指导或以其他方式帮助他人提高他们的知识或技能。

技术设备、部件和设备的制图、布置和说明——提供文件、详细说明、图纸或规格,告诉他人设备、部件、设备或结构如何制造、构造、组装、修改、维护或使用。

荷兰代码图表文件管理专家